Tecnologia e gestão de processos financeiros

A gestão dos processos financeiros é um dos pilares no funcionamento de uma empresa e pode ser responsável por ditar o sucesso do seu negócio e nós acreditamos que a união da tecnologia e experiência são os ingredientes para o sucesso.

Antes da tecnologia ser implementada nas rotinas empresariais, as atividades financeiras eram feitas de forma manual e isso além de demandar o manuseio de um volume grande de informações, consumia tempo e gerava alta exposição a erros humanos. Os dados eram passados de departamento para departamento no formato de anotações em um caderno ou em planilhas eletrônicas que não possuíam qualquer integração sistêmica, nesses casos cada departamento ao receber os materiais precisava inserir novamente toda a base de dados em suas próprias planilhas, o que ocasionalmente gerava falha humana na hora da transferência.

Alguns benefícios da implementação da tecnologia na gestão de processos financeiros:

• Redução de custos
• Ganho de eficiência
• Centralização de informações importantes
• Otimização de tempo
• Facilidade para a tomada de decisão.

Você ainda tem dúvida de como a tecnologia pode te ajudar a estruturar os processos financeiros da sua empresa? Leia esse artigo até o final, que vamos apresentar os benefícios trazidos pela tecnologia para as atividades financeiras.

Confiabilidade nas informações

Esquecer um zero ou trocar um número são erros comuns que acontecem em processos financeiros manuais. O cérebro de quem está executando a tarefa pode entrar em fadiga mental ou até mesmo em processo de distração, o que gera o tipo de falhas mencionadas anteriormente. O que pode parecer um pequeno erro é capaz de gerar grandes impactos na tomada de decisão do empreendedor, sendo capaz até de comprometer o futuro do negócio.

Processos automatizados por sistemas ou softwares aumentam a confiabilidade da informação pois estão, em sua grande parte, isentos de interações humanas evitando que pequenos erros como esses sejam cometidos.

Sendo assim, a precisão das informações é um dos benefícios gerados gestão de processos financeiros. através do uso da tecnologia nas atividades financeiras, dando mais tranquilidade e confiança para o gestor atuar em cima dos dados apresentados.

Integração de dados

A utilização de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) é um exemplo de como a tecnologia atua na integração de dados. Plataformas ERP são sistemas integrados de gestão empresarial, que centralizam todo o fluxo de dados da empresa dentro de um único sistema. Esse tipo de software reduz a duplicidade de informações, aumenta a comunicação e interação entre departamentos, criando uma base integra e única de dados.

Em sistemas como esse, quando o departamento de vendas planeja sua operação para o período, o sistema aponta a quantidade de material e mão-de-obra necessários para que o time de operações e compras possa fazer o seu planejamento, e consequentemente acionar toda a cadeia logística do processo.

Esse tipo de solução, integra os dados de forma que o gestor tenha acesso a informações de toda a cadeia em um único local. Acelerando a análise de dados e oferecendo tomadas de decisões mais assertivas.

Automação e Controle

Sistemas de gestão financeira são ferramentas ideias para empresas de médio e pequeno porte. São softwares modulares que não fazem uma cobertura de todos os processos e departamentos da empresa, mas se adaptam as necessidades do microempreendedor. Esse tipo de solução possui um custo mais baixo que sistemas de ERP, e auxiliam no controle da parte financeira da sua empresa.

Plataformas de gestão financeira integram e ordenam as informações mais importantes ligadas a parte financeira. Organizando as principais atividades relacionadas ao fluxo financeiro, como a criação e acompanhamento de orçamentos, funções de controle de fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, gestão de contas a pagar e receber e disponibilização de relatórios.

Portanto, esse tipo de sistema automatiza processos, reduzindo a complexidade e aumentando o controle das atividades financeiras e possui um perfil de custo mais baixo, favorecendo o acesso a pequenas empresas.

Acesso remoto em tempo real

Além de todos os benefícios mencionados anteriormente, uma das características mais importantes a serem citadas com relação a implementação da tecnologia na estruturação financeira de uma empresa, é a possibilidade de acesso remoto as informações em tempo real.

Sem o uso da tecnologia, a análise de dados poderia ocorrer apenas com acesso físico aos escritórios que, em algumas situações, poderia ser feito somente em dias úteis durante o horário comercial.

O acesso remoto levou a gestão empresarial para um outro nível, permitindo que o gestor atue rapidamente em qualquer novo problema que surgir. A grande maioria dos sistemas e plataformas hoje em dia, fornece acesso remoto através de aplicativos que podem ser utilizados em celulares com acesso à internet. Desta forma, os empreendedores podem acessar as informações a qualquer momento, e com rapidez tomar as decisões necessárias para garantir o sucesso do seu negócio.

Por fim, concluímos que a tecnologia proporciona diversos benefícios para a gestão financeira. Auxiliando na redução do volume de documentos, otimizando os tempos de processos e solidificando informações mais confiáveis, o que por sua vez enriqueceu o processo de tomada de decisão. Vale lembrar que por mais tecnologia que seja empregada no processo, é fundamental contar com uma mão-de-obra especializada e experiente para que todos os dados sejam transformados em informação útil para a tomada de decisão.

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